1. Sơ đồ tổ chức:

2. Chức năng:

Phòng Hành Chính Quản Trị của Bệnh viện là phòng chức năng, dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc bệnh viện và Phó giám đốc điều hành đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc bệnh viện và Phó Giám đốc điều hành.

Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác hành chính và quản trị. Thực hiện kế hoạch chiến lược, kế hoạch hàng năm của Bệnh viện về văn phòng phẩm, đồ vải, các hoạt động hành chính văn thư, lưu trữ và các hoạt động phục vụ khác thuộc trách nhiệm và thẩm quyền.

3. Nhiệm vụ:

          3.1. Công tác lễ tân, khánh tiết:

• Phối hợp với các Phòng/ban liên quan tổ chức tổ chức các hội nghị, hội thảo, đón tiếp khách đến liên hệ công tác với Bệnh viện.
• Sắp xếp, chuẩn bị cơ sở vật chất, âm thanh, ánh sáng cho các cuộc họp, hội thảo.
• Đảm bảo các phòng họp luôn trong tình trạng sạch sẽ, ngăn nắp và sẵn sàng sử dụng.
• Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu sử dụng phòng họp từ các khoa/phòng

          3.2. Quản lý và điều phối xe

Đảm bảo phương tiện di chuyển an toàn, kịp thời và chuyên nghiệp cho Ban Giám đốc và các hoạt động của Bệnh viện.

• Điều phối tài xế.
  • Sắp xếp lịch làm việc, phân công tài xế cho các chuyến đi của Ban Giám đốc và cán bộ nhân viên.
  • Lập kế hoạch và giám sát việc bảo trì, bảo dưỡng xe định kỳ.
• Bảo trì, bảo dưỡng xe.
  • Trực tiếp thực hiện hoặc giám sát việc bảo trì, bảo dưỡng các phương tiện, đảm bảo xe luôn trong tình trạng hoạt động tốt.
• Đăng kiểm, bảo quản xe
  • Thực hiện thủ tục đăng kiểm, mua bảo hiểm đúng hạn.
  • Giữ gìn, vệ sinh xe sạch sẽ, đảm bảo xe luôn sẵn sàng phục vụ.

          3.3. Công tác hành chính.

• Công tác văn thư.
  • Tổ chức thực hiện và quản lý các văn bản đi, các văn bản đến theo đúng chế độ quy định của công tác văn thư.
  • Hướng dẫn thể thức văn bản theo đúng quy định hiện hành.
  • Soạn thảo văn bản theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
  • Kí sao y bản chính các giấy tờ hành chính trong phạm vi được uỷ nhiệm.
  • Cấp phát giấy giới thiệu và giấy đi đường cho nhân viên bệnh viện theo sự uỷ quyền của Ban Giám đốc.
  • Quản lý con dấu và bộ tên khác của lãnh đạo Bệnh viện theo các quy định hiện hành
• Công tác lưu trữ.
  • Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ các công văn, giấy tờ, tài liệu lưu trữ chung của Bệnh viện.
  • Định kỳ thu thập tài liệu lưu trữ, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ, sắp xếp kho lưu trữ ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra cứu sử dụng tài liệu lưu trữ.
• Công tác quản lý, mua sắm văn phòng phẩm, đồ vải, gia dụng.
  • Tổng hợp dự trù văn phòng phẩm, đồ vải, gia dụng các đơn vị để dự trù ngân sách hàng năm.
  • Thực hiện mua sắm văn phòng phẩm, đồ vải đã được Ban Giám đốc phê duyệt.
  • Thực hiện mua sắm đồ dùng gia dụng nhỏ.
  • Theo dõi, quản lý, hướng dẫn sử dụng toàn bộ văn phòng phẩm, đồ vải đã cấp phát cho các đơn vị.         

          3.4. Công tác giám sát

• Giám sát sự phối hợp của nhân viên, khách hàng, đối tác và các hoạt động liên quan đến y tế tại bệnh viện.
  • Giám sát định kỳ, đột xuất: tác phong, trang phục, ứng xử, nội quy lao động…
  • Giám sát việc tuân thủ quy định về tác phong, trang phục, hành vi, giờ giấc làm việc, sử dụng tài sản đúng mục đích, bảo quản đúng qui định tránh gây hư hao, thất lạc, lãng phí…
  • Giám sát và tăng cường nâng cao thái độ tinh thần trách nhiệm của nhân viên y tế trong bệnh viện.
  • Báo cáo kết quả giám sát về việc thực hiện các quy định, quy trình làm việc tại các khoa/phòng. Đồng thời đưa ra giải pháp xử lý đối với các trường hợp vi phạm.
  • Đề xuất giải pháp khắc phục các vấn đề trong khoa/phòng, tiến hành thời gian kiểm soát định kỳ/ đột xuất.
• Phối hợp giám sát, kiểm tra và xử lý hệ thống chất lượng dịch vụ y tế của Bệnh viện.
  • Phối hợp xây dựng các quy định, quy trình, bảng kiểm về ứng xử, quy định… của toàn viện, thực hiện kiểm tra giám sát theo kế hoạch.
  • Thực thi các tiêu chuẩn xây dựng chất lượng bệnh viện.
  • Kiểm tra, báo cáo và xử lý việc tuân thủ thời gian làm việc theo quy định.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan xử lý vi phạm nội bộ.
  • Xử lý vi phạm đúng hình thức, phù hợp với mức độ lỗi xảy ra.
  • Đảm bảo việc xử lý đúng quy định và có tính răn đe để toàn bộ nhân viên thực hiện đúng quy định của Bệnh viện.
• Hỗ trợ các Dự án của hệ thống SIS.
  • Tổng hợp các hồ sơ chào thầu, tổng hợp thông tin các nhà thầu tham gia chào thầu.
  • Tham gia các cuộc họp chọn nhà thầu cho các gói thầu của dự án.
  • Giao nhận và lưu trữ hồ sơ thầu theo quy định.
• Giám sát vệ sinh.
  • Thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên đơn vị thực hiện dịch vụ vệ sinh về công tác vệ sinh bên trong và bên ngoài khuôn viên bệnh viện.
  • Đảm bảo cảnh quan, khuông viên được vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng.
  • Đề xuất các biện pháp cải thiện chất lượng vệ sinh, đảm bảo hài lòng khách hàng.
• Giám sát bảo vệ.
  • Thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên đơn vị thực hiện dịch vụ bảo vệ về công tác tuần tra, đảm bảo an ninh trật tự, hướng dẫn bệnh nhân.
  • Đề xuất các biện pháp cải thiện an ninh trật tự, đảm bảo hài lòng khách hàng.

          3.5. Công tác kho vật tư

• Mua sắm:
  • Tiếp nhận đề xuất mua sắm vật tư từ các khoa phòng.
  • Tìm kiếm nhà cung cấp, so sánh giá, chất lượng để mua sắm các loại vật tư, thiết bị.
• Quản lý xuất nhập tồn kho:
  • Quản lý kho, đảm bảo nhập, xuất hàng hóa đúng quy trình.
  • Kiểm kê định kỳ, báo cáo số lượng tồn kho và đề xuất mua bổ sung.
• Bảo hành:
  • Theo dõi thời hạn bảo hành của các trang thiết bị, vật tư.
  • Liên hệ nhà cung cấp để thực hiện bảo hành khi có sự cố.
• Kiểm kê, tiếp nhận tài sản:
  • Tiếp nhận, kiểm kê và bàn giao tài sản, vật tư mới cho các khoa phòng.
  • Thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ theo quy định của Bệnh viện.